L’e-mail est le canal de communication le plus utilisé par les entreprises et les particuliers. Selon les statistiques, il y aurait plus de 281,1 milliards de courriels envoyés par jours. Plus de la moitié de la population mondiale possède au moins une adresse mail.

Ces chiffres sont en constante évolution et, selon les spécialistes, le nombre de mails envoyés pourrait dépasser les 333,2 milliards en 2022. C’est assez conséquent. Il faut d’ailleurs admettre que le mail joue un rôle important au quotidien comme dans le milieu professionnel. Par exemple, si j’ai quelques remarques à faire sur un service de livraison, il suffit que j’envoie un mail à l’adresse de l’entreprise pour que l’on prenne en charge mes requêtes.

Dans tous les cas, on va aborder ici quelques étapes pour bien écrire un mail en anglais. On va prendre des exemples concrets pour expliquer les choses.

Voici donc les 7 étapes à suivre pour écrire un mail en anglais.

 

7 étapes écrire mail en anglais

 

 

1- La création d’un compte mail

 

Pour écrire un mail en anglais, il est logique que l’on dispose d’un compte mail. Dans le cas contraire, pas de panique ! En effet, il y a de nombreux services qui proposent un compte mail (Gmail, Yahoo, Protonmail). Dans la majorité des cas, c’est totalement gratuit mais j’ai un petit faible pour Gmail. Alors, autant en profiter.

Voici en premier lieu les étapes à suivre pour créer un compte mail :

  • Aller sur le site qui propose de créer un compte mail (tapez mail gratuit suivi du fournisseur de votre choix dans la barre de recherche)
  • Trouver le bouton « s’inscrire »
  • Suivre les instructions et répondre à toutes les questions posées. Pas d’inquiétude sur la sécurisation des données, car la création d’un mail ne vous oblige pas à fournir une adresse privée ou encore des détails personnels.
  • Lire les termes et les conditions de service afin de savoir tous vos droits et obligations. Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « terminé » et c’est fini.

Vous avez maintenant une adresse mail valide. Vous pouvez dorénavant envoyer des messages à vos amis et collègues.

 

 

2- L’objet du mail

 

Peu importe le type de messagerie (Gmail, Yahoo, ou protonmail), vous disposerez toujours d’un espace où vous pourrez mettre l’en-tête ou encore l’objet du mail. Le principe est qu’il ne faut pas en dire trop. Le mieux est de rester le plus succinct possible. Par exemple, vous voulez avoir des informations, mettez comme objet « demande d’informations » ou en anglais « request for informations».

On peut également mettre une phrase dans l’en-tête. Le principal est de ne pas dépasser 7 mots. Comme vous l’avez compris, il est mal vu d’utiliser des conjonctions de coordination (mais, ou, et, donc, or, ni, car). On ne doit rien expliquer. En effet, le but est de donner au destinataire un aperçu du mail. À titre d’information, un email qui n’a pas d’objet est considéré comme étant indésirable.

 

Pour résumer, voici les règles de l’objet du mail :

  • Une phrase sans verbe conjugué (phrase nominale)
  • Une phrase sans article (le/la, les, des)
  • Une phrase inférieure à 7 mots (2 mots peuvent suffire)
  • Une phrase sans mots de liaison

 

Pour mettre en pratique ces informations, voici quelques exemples avec leur traduction en anglais :

  • « Rapport de stage » : Internship report
  • « Demande de réclamation » : claim request
  • « Annulation de la réunion » : Cancellation of the meeting
  • « Demande de rendez-vous » : Appointment request
  • « Demande de partenariat » : partnership request

 

 

3- L’accroche d’un mail

 

Le début d’un mail ne doit pas se faire au hasard. À titre d’illustration, vous ne vous adresserez sans doute pas à votre supérieur hiérarchique en l’appelant par son prénom. Il convient d’utiliser les formules adéquates. Ces dernières dépendent de deux choses, à savoir :

  • La relation de l’émetteur du mail et des destinataires (entre collègues, mail pour des clients ou pour un supérieur hiérarchique)
  • Le contexte de la situation (certains mots peuvent être utilisés dans un mail destiné à une personne proche

 

Pour être un peu plus clair, on va prendre un exemple assez précis.

Si vous vous adressez à une personne proche, comme un membre de la famille et un collègue, vous pourriez utiliser la formule « Bonjour, Marie » ou « Hello Marie» en anglais. Il n’y aura pas de problème. Vous pouvez aussi choisir « hi» ou « dear Marie ».

Si la personne est une supérieure hiérarchique, il convient de mettre « Madame » ou « Monsieur » suivi du titre de la personne (exemple directeur). À moins que vous ne connaissiez bien la personne, il est recommandé de toujours utiliser le nom de famille. En pratique, cela donne : « Bonjour Madame la Directrice ». Ces règles sont très importantes pour écrire un mail en anglais.

Bien sûr, si la personne est une amie, on peut utiliser des formules un peu plus décontractées, comme « salut, toi » et « coucou ».

Après avoir rédigé l’accroche du mail, il est maintenant temps d’attaquer la première phrase. Si possible, il faut choisir avec précautions les mots employés. En d’autres termes, optez toujours par « je + verbe au présent » :

  • Je vous prie de bien vouloir accepter…
  • Je me permets de postuler pour…
  • J’aimerais avoir des renseignements sur…

 

Il faut avoir en tête que l’important est d’être clair. Appliquer donc la règle du « KISS ». Attention, ce n’est pas le mot embrasser, mais l’acronyme de Keep It Short and Simple. En d’autres termes, cherchez à simplifier le plus possible le mail en anglais. Il suffit d’adopter des phrases simples à la voie active. Un des avantages à apprendre l’anglais est que l’on peut écrire beaucoup de choses avec seulement quelques mots de vocabulaire.

 

 

4- L’écriture du corps du mail

 

Si vous avez quelques soucis concernant l’écriture du corps de votre e-mail, pas de panique ! Il suffit d’utiliser des traducteurs en ligne. Néanmoins, il faut considérer cette action comme étant une solution d’urgence. Il est important d’essayer de rédiger tout le message sans l’aide de quiconque. Par ailleurs, il faut que je vous rappelle que les services Google Traduction et autres ne sont pas fiables à 100 % même si on constate d’énormes progrès ces derniers temps. Privilégiez aussi l’utilisation de dictionnaire. C’est à la fois plus précis et plus éducatif.

Essayez de garder à l’esprit la méthode KISS pour écrire un mail en anglais. De ce fait, il faut qu’une phrase ait une seule idée. Cela vous évitera des redondances inutiles dans le message.

 

 

5- L’introduction de la pièce jointe

 

Quand on parle d’e-mail, on fait tout de suite référence aux multiples pièces jointes. Par exemple, pour postuler, on devra mettre un Curriculum Vitae ainsi qu’une lettre de motivation dans le message. Il est important alors de maîtriser les formules à employer pour introduire la pièce jointe. Voici les exemples les plus utilisés dans un courriel en anglais :

  • Please find attached my….
  • Here by attached
  • Please find enclosed (cette formule est très peu utilisée de nos jours)
  • Please find below [transfert d’e-mail]

 

 

6- La conclusion d’un e-mail

 

À la fin du message, il est conseillé de faire référence à la prochaine épate de vos échanges. Par exemple, si vous avez demandé un rendez-vous, vous pouvez mettre « en espérant vous voir bientôt ». S’il s’agit d’une demande d’information, optez plutôt pour la formule « mes remerciements anticipés pour votre réponse ». Si le mail est adressé à un proche, vous pourriez mettre « j’espère que nous resterons en contact ». Cela permet alors de rappeler à votre interlocuteur ce que vous attendez de lui. Il s’agit aussi d’une forme de politesse. C’est primordial si l’on souhaite réussir à écrire un mail en anglais.

Pour simplifier les choses, voici les traductions de ces formules :

  • Speak to you soon, see you soon : pour les proches et moins formel
  • Let me know if you need further details
  • I am looking forward to meeting you
  • Please feel free to contact me
  • Thank you in advance for your reply
  • Let’s keep in touch

 

 

7- Clôturez le message avec une formule de politesse

 

Sachez que l’on doit toujours finir un e-mail avec une formule de politesse. Le choix de cette dernière variera en fonction de la relation entre l’émetteur et le destinataire. Cela s’apparente aussi à une forme de signature du message. En français, on utilise abusivement « cordialement ». En anglais, il y a une multitude de choix :

  • Sincerely
  • Kind regards
  • Cordially
  • Thanks
  • Best wishes
  • Talk soon

N’oubliez pas de mettre votre nom à la fin.

 

mail en anglais efficace

 

Désormais, vous savez comment écrire un mail en anglais. Néanmoins, il y a encore quelques règles à respecter pour éviter certaines erreurs. La première astuce consiste à relire le message en entier avant de l’envoyer. Ainsi, vous détecterez les fautes d’orthographe et de grammaire. Si vous avez des logiciels, comme « druide antidote » ou encore « grammarly » , n’hésitez pas à les utiliser. En effet, les dernières versions de ces logiciels peuvent corriger l’anglais. Si vous employez un éditeur de texte [Microsoft Office, Libre Office…], vous pouvez utiliser le correcteur qui y est intégré. Par contre, ne vous attendez pas à des miracles, car ces outils ne sont pas vraiment efficaces.

Si vous avez la chance d’avoir un ami/collègue/membre de la famille anglophone, n’hésitez pas à lui demander de vous relire. Cela aura une grande répercussion sur votre travail et votre compréhension de l’anglais. D’ailleurs, si vous rencontrez des difficultés pour utiliser des vocabulaires, leur intervention vous sera d’une grande aide.

 

 

Quelques conseils pour améliorer son écrit en anglais

 

Pour écrire, il faut lire

Pour savoir écrire un mail en anglais, il est logique que l’on doive lire des livres en anglais. Plus vous lisez, plus vous apprenez des mots nouveaux ainsi que de nouvelles manières de formuler des phrases. Vous verrez que les idées ne vous manqueront pas. Au fil du temps, vous aurez amassé énormément de connaissance sur la langue. Quand viendra le temps d’écrire un mail en anglais, ce sera alors un jeu d’enfant pour vous.

Si vous êtes débutant et que vous souhaitez débuter l’anglais gratuitement vous êtes libre de recevoir 5 vidéos de formation gratuites ainsi que l’ebook « débuter l’anglais ». Pour les recevoir il suffit de remplir le formulaire en bas de cette page, de cliquer ici ou encore d’aller en haut de la page et de cliquer sur l’onglet « cadeau »

Je vous conseille de toujours commencer la lecture avec un livre ou un magazine qui traitent un sujet qui vous tient à cœur. Par exemple, si vous aimez les jeux vidéo, n’hésitez pas à lire les news en anglais qui parlent des jeux vidéos. Sachez aussi que l’on trouve énormément d’e-books gratuits sur la toile. Vous pouvez les télécharger et commencer à améliorer votre anglais.

 

Quand vous écrivez un mail en anglais, pensez en anglais

Si vous voulez que votre mail soit clair et concis, il faudra penser en anglais. Souvent, les Français préfèrent rédiger le mail en français, puis le traduire en anglais.

Malheureusement, ce n’est pas la bonne solution, car on peut faire des fautes qui, par la suite, pourront dénaturer le mail en question. Aussi, chaque fois que vous essayez d’écrire en anglais, laissez derrière vous toutes les règles grammaticales ainsi que les expressions idiomatiques en français. Certes, c’est assez compliqué au début, mais au fil du temps, ce sera plus facile à maîtriser.

 

Mettre l’accent sur la pratique

On ne peut pas écrire un mail en anglais sans pratique. Aussi, dès que vous aurez l’occasion, exercez-vous sur un brouillon ou d’autres supports de votre choix. Ne dédaignez pas à varier votre style pour mieux appréhender la langue de Shakespeare. Par exemple, essayez d’écrire des mails de réclamation et de remerciement. Vous verrez que c’est assez facile. Quand vous aurez l’habitude, écrire mail en anglais sera naturel.

 

Il faut avoir confiance en soi

Au début, écrire un mail en anglais peut paraître déroutant. C’est normal puisqu’il ne s’agit pas de votre langue maternelle. Mais le cerveau humain est une machine incroyable. Si vous croyez en vos capacités, l’apprentissage sera plus rapide et plus efficace. En seulement quelques mois ou jours, vous pourriez écrire en anglais de manière fluide. N’ayez pas peur de faire des fautes et des erreurs. C’est à ce prix-là que vous progresserez. C’est en pratiquant que l’on apprend !

 

Tirez profit du web

Selon une expression assez populaire, « Google est ton ami ». En d’autres termes, ce moteur de recherche peut vous aider pour tout. Par exemple, si vous cherchez une expression spécifique en anglais, il suffit de le taper sur Google. Comparer plusieurs résultat, parfois vous trouverez des experts anglophones qui vous diront leurs avis sur votre question. Après quelques secondes ou minutes de recherche vous aurez votre réponse.

 

Le lexique de base en anglais pour les mails :

  • La boite mail : the mail box
  • Répondre à un message : to answer a message
  • Rédiger un message : to write a message
  • Une adresse mail : a mail adress
  • Transférer un email: to forward a mail
  • Envoyer un email : to send an email
  • Etre en ligne: to be on line
  • Etre hors ligne: to be off line
  • Répertoire : directory

 

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